Anforderungen aus dem Prozess-Workshop (20.01.2026)
Zweck. Diese Datei hält die fachlichen Anforderungen fest, die im Prozess-Workshop am
20.01.2026 erhoben wurden (Aufnahme/Transkript des Inhabers). Sie ist die Anforderungsquelle hinter
der jüngsten Lastenheft-Revision: Jedes Workshop-Thema ist hier strukturiert festgehalten und auf die
Module/Use-Cases/offenen Punkte des Lastenheft.md gemappt (Traceability). Das
Lastenheft bleibt die Master-Spec — bei Widerspruch gilt das Lastenheft, diese Datei erklärt das
Warum.
Datenschutz (G-5). Die Original-Aufnahme/-Transkription enthält PII (reale Personen-, Team- und Kundennamen, private Nebenbemerkungen) und gehört nicht ins Repo (agents.md §8). Diese Zusammenfassung ist bereinigt: Beteiligte erscheinen nur nach Rolle (Inhaber/Geschäftsführung · Back-office-Team · Digitalisierungsberater · externer Entwickler), Kundennamen sind entfernt. Produkt-/Tool-Namen sind keine PII und bleiben stehen.
1. Kontext & Beteiligte (Rollen)
- Anwender-Betrieb: eine Finanz-/Versicherungs- und Praxisberatung für (Zahn-)Arztpraxen — Praxisfinanzierung & Existenzgründung, Sach-/Krankenversicherung, Geldanlage/Kapitalaufbau, Tilgungssurrogate. Kundenbasis: ca. 50 A-Kunden, ~500 Datensätze insgesamt (ABC-Analyse geplant).
- Beteiligte (Rollen): Inhaber/Geschäftsführung (leitet die Beratungen, erstellt die Beratungsdoku) · Back-office-Team (mehrere Mitarbeitende, Sachbearbeitung/Ablage/Wiedervorlagen) · Digitalisierungs-/ KI-Berater (begleitet die Umsetzung) · externer Entwickler (hat das Controlling-Tool „DexMan" und die Darlehensübersicht gebaut, Kontakt für DexMan-/MyID-Themen).
- Leitsatz des Inhabers: „Eine Wahrheit" — jede Information nur einmal erfassen, danach überall automatisch wiederverwenden (deckt sich mit G-2 Single Source of Truth). Bedienbarkeit für das Team ist kritisch („muss absolut zuverlässig laufen").
2. Anforderungsthemen → Mapping
| # | Workshop-Thema | Kerninhalt | Lastenheft-Bezug |
|---|---|---|---|
| W1 | Meeting-Zusammenfassung & Aufgaben-Delegation | KI-Voicerecorder/Transkription (Videocall + Präsenz) → strukturiertes Protokoll → Aufgaben werden im Meeting an Teammitglieder delegiert, landen zentral (nicht per E-Mail), mit Kunde verknüpft. Priorität 1. | R11 (neu), UC-7, OP-MEET-1, R5/R6 |
| W2 | Browser-Kundendatenbogen | PDF-Bogen ablösen durch Web-Formular; Kunde füllt selbst oder vor Ort aus; Daten fließen ins CRM und legen automatisch einen NextCloud-Kundenordner an. | R2 (Stammdatenerfassung), R3, FR-1, A-7 |
| W3 | Dokumenten-Automatisierung | Aus einem Kundendatenbogen Standarddokumente automatisch befüllen (Dienstleistungsauftrag, Makler-Allein-Auftrag, Steuerberatervollmacht, SEPA-Lastschriftmandat, Existenzgründungs-Checkliste), sprechend benennen, in NextCloud ablegen. | R12 (neu), UC-8, OP-DOCGEN-1, R3 |
| W4 | Digitale Unterschrift end-to-end | Befüllte Dokumente direkt aus dem System zu DocuSign/PandaDoc, signieren, signierte Variante (Kennung „SIG") automatisch zurück in NextCloud. Sofort unterschriftsreif — auch bei Vor-Ort-/Online-Konsultation. | R4, UC-3, A-2, OP-SIGN-1 |
| W5 | Beratungsdokumentation (schnell & rechtssicher) | Pro Themenbereich (s. §3) ein einheitliches Protokoll mit Textbausteinen; Auto-Befüllung aus CRM; KI-Vollständigkeits-/Rechtssicherheits-Check („Medidentas-GPT"); Ziel 5–10 Min statt 30; sofort unterschriftsreif. | R6 (geschärft), UC-5, OP-AI-1, G-4 |
| W6 | Wiedervorlagen/Aufgaben | Heute in Daylite vorhanden, aber nie genutzt (zu kompliziert; Old-School mit Word/Klarsichthüllen). Soll zentral, kundenverknüpft, sichtbar-erledigt geführt werden. | R5, R11, OP-CRM-1 |
| W7 | CRM-Konsolidierung | Aktuell Daylite (nur Kalender/Termine; Aufgaben/Wiedervorlagen ungenutzt). HubSpot als Kandidat (native DocuSign-Integration). „Eine Wahrheit". Offen: braucht es überhaupt ein externes CRM, wenn Medidentas selbst Datenträger wird? | A-3, OP-CRM-1, S-1 |
| W8 | DexMan → Browser | Excel-basiertes Praxis-Controlling (Personal, Darlehen, Leistungsstatistik, Inventar, Gewinnplanung) — Excel instabil (springende Ansichten, Datenverlust). Browser-Lösung gewünscht; Darlehensübersicht ggf. ins CRM/Kernsystem. | R10/Dexman, OP-DEX-*, OP-CRM-1 |
| W9 | MyID (Zukunftsthema) | Digitale Identitäts-/Dokumentenmappe (Ausweis, Grundbuch, Krankenakte, Patientenverfügung, Fahrzeugschein) mit selektiver Freigabe an Dritte; „gehobenes Klientel". Separates Produktpotenzial, Vertrieb stockt. | FR-4 (neu) |
| W10 | Persönliche Produktivität | Spracherkennung für E-Mails (Whisper/Wispr), Grammatik (Grammarly), E-Mail-Vorsortierung (To-respond/Info/Notifications). Tool-Einrichtung, keine Plattform-Funktion. | §10 Out of Scope |
3. Beratungsdokumentation — abgedeckte Themenbereiche (W5)
Aus dem Workshop genannte Bereiche, für die je ein einheitliches, baustein-gestütztes Protokoll gebraucht wird (Grundlage für die R6-Pflichtfelder und die Vorlagen-Bibliothek FR-2):
- Praxisfinanzierung — mit/ohne Tilgungssurrogat, mit/ohne öffentliche Mittel (KfW, Förderbanken der Länder).
- Sachversicherung — Hausrat, Haftpflicht, Unfall, Rechtsschutz.
- Krankenversicherung.
- Geldanlage / Kapitalaufbau (inkl. betriebliche Altersvorsorge).
Bestehendes wiederverwenden: Es existieren bereits einzelne (Excel-/Word-)Vorlagen und ausgefüllte Protokolle; diese sollen vereinheitlicht (gemeinsamer Briefbogen/Layout) und als Bausteinquelle übernommen werden — keine 10-Seiten-Leerformulare, in denen nur 2 Seiten gefüllt sind.
4. Standarddokumente für die Automatisierung (W3)
Massen-Befüllung aus dem Kundendatenbogen (Feldquelle: Stammdaten R1/R2 → Mapping OP-DOCGEN-1): Dienstleistungsauftrag · Makler-Allein-Auftrag (qualifiziert) · Steuerberatervollmacht · SEPA-Lastschrift mandat · Existenzgründungs-Checkliste (Zahnarzt) · allgemeine Kundenunterlagen/Einwilligung Datenverarbeitung (Grundlage der Mandanten-Anlage).
5. Priorisierung (Aussage des Inhabers)
- Priorität 1: Meeting-Zusammenfassungen + Aufgaben-Delegation (W1).
- Priorität 2: Kundendatenerfassung + Dokumenten-Automatisierung (W2, W3, W4).
- Priorität 3: CRM-Wechsel/-Konsolidierung (W7, Daylite → ggf. HubSpot/Eigenlösung).
- Später: DexMan-Browser-Überarbeitung (W8); MyID als separates Thema (W9).
Hinweis zur Einordnung in den MVP-Slice-Plan: Der bestehende Slice-Plan (
MVP-Scope.md) startet aus technischer Sicht mit Mandant + Onboarding (R1/R2) als Fundament — das ist Voraussetzung für die vom Inhaber priorisierten Automatisierungen (W2–W5). Die fachliche Prioritätenreihenfolge oben und der technische Slice-Plan sind getrennt zu lesen; die Auflösung steht inMVP-Scope.md.
6. Tool-Landschaft (Ist / genannt)
| Zweck | Genannt im Workshop | Bezug |
|---|---|---|
| CRM / Kalender | Daylite (Ist) · HubSpot (Kandidat) | OP-CRM-1 |
| Dokumenten-Ablage | NextCloud | A-1 |
| E-Signatur | DocuSign, PandaDoc | A-2, OP-SIGN-1 |
| Meeting-Transkription / Notizen | Notion (AI Meeting Notes, im Einsatz) · Plaud · Krisp | OP-MEET-1 |
| Diktat / E-Mail | Whisper/Wispr, ChatGPT (Pro) | §10 Out of Scope |
| Grammatik | Grammarly | §10 Out of Scope |
| Praxis-Controlling | DexMan (Excel, Eigenentwicklung) | R10/Dexman |
| Identitäts-/Dokumentenmappe | MyID · (Vergleich: Digital Office 24) | FR-4 |
7. Abgeleitete offene Punkte & Compliance-Flags
- OP-MEET-1 — Auswahl Meeting-/Transkriptions-Tool + Aufgaben-Sync ins CRM; DSGVO/Residenz (s. u.).
- OP-DOCGEN-1 — Formular-/Template-Engine + Feld-Mapping Kundendatenbogen → Standarddokumente.
- OP-AI-1 — KI-gestützte Beratungsdoku & Checks („Medidentas-GPT"): Modell-/Anbieterwahl, Datenresidenz, Haftungsgrenze (KI-Check ersetzt keine fachlich-rechtliche Prüfung).
- OP-CRM-1 (geschärft) — HubSpot vs. Eigenlösung (Build-vs-Buy, da Medidentas zunehmend selbst „die eine Wahrheit" hält); Daylite-Migration inkl. Wiedervorlagen-Übernahme.
- OP-DOMAIN-1 (bestätigt) — Anwender = Versicherungs-/Finanzanlagen-/Immobiliardarlehens-/Praxisberatung;
Regulatorik treibt die Beratungsdoku-Pflichten (s.
betrieb/Compliance.md).
Proaktive Compliance-Hinweise (DE/AT/CH, verbindlich):
- Beratungsdoku ist gesetzlich getrieben, nicht freiwillig: Versicherungsvermittlung § 34d GewO / § 61–62 VVG (Beratungs-/Dokumentationspflicht, IDD), Finanzanlagenvermittlung § 34f GewO / § 18 FinVermV, Immobiliardarlehen § 34i GewO. → Pflichtfelder je Themenbereich daraus ableiten (RISK-3, R6).
- PII in US-/Cloud-KI-Diensten: Spracherkennung/Zusammenfassung/Grammatik (Whisper, ChatGPT, Grammarly, Plaud, Krisp, Notion-AI) verarbeiten Kunden- und ggf. Gesundheits-/Finanzdaten (DSGVO Art. 9) — nur mit AVV + EU-Datenresidenz und ausdrücklicher Zweckbindung (RISK-15). Aufnahme von Gesprächen: keine vollständige Aufzeichnung, sondern automatische Zusammenfassung; Hinweis-/ Einwilligungspflicht beachten.
- KI-generierte Beratungsdoku kann fehlerhaft/unvollständig sein → fachlich-rechtliche Endkontrolle bleibt beim Berater (RISK-14).
Pflege. Diese Datei ist die Quelle der Workshop-Anforderungen; neue Erkenntnisse aus Folgegesprächen
hier ergänzen und ins Lastenheft überführen. Verbindlich umgesetzte Anforderungen sind im
Lastenheft.md (Module/UC/§11) kanonisch.