Dexman — Detail-Lastenheft (Spezial-Tool)
Spezial-Tool auf der Medidentas-Plattform (Erweiterbarkeit: docs/architektur/Erweiterbarkeit-Spezialtools.md,
A-6/R10). Zweck: je Kunde/Mandant (= Praxis / MVZ) die Rentabilität auswerten, den Umsatz
prognostizieren und Feedback je Behandler (und Standort/Leistungsart) liefern — der wirtschaftliche
„Co-Pilot" innerhalb von Medidentas.
ID-Konvention (Tool-scoped, agents.md §3): Dexman-Anforderungen tragen
DEX-n, offene PunkteOP-DEX-n. Sie referenzieren die Kern-IDs (R1/R7/R8/R9, G-1..5).Vorstufe — Dentmarking (OP-DENTMARK-1): Vor dem vollen Dexman-Funktionsumfang gibt es Dentmarking, ein schlankes Spezial-Tool zum Sammeln und Auswerten von Praxis-Daten (niedrigschwelliger Einstieg). Die dort erfassten Daten speisen später Dexman. Abgrenzung Dentmarking↔Dexman ist offen (OP-DENTMARK-1).
Annahme/Kontext (OP-DOMAIN-1, zu bestätigen): Medidentas-Anwender ist ein Beratungs-/ Management-Kontext für Praxen (Praxisberatung / MVZ-Management / Steuer-/Unternehmensberatung); der Mandant ist eine Zahnarzt-/Arztpraxis bzw. ein MVZ. „Pro Kunden Rentabilität" = pro Praxis. Diese Annahme prägt Dexman (dentale/ärztliche Controlling-Kennzahlen, PVS-Datenquellen) und ist beim Nutzer final zu bestätigen.
1. Wettbewerbsanalyse — medipulse.de (Praxismanager)
Maßgeblicher Mitbewerber ist MediPulse (medipulse.de), positioniert als „wirtschaftlicher Co-Pilot" bzw. „digitaler Geschäftsführer" für Arztpraxen & MVZ (auch Zahnarztpraxen). Befund (Stand 06-2026, Quellen unten):
| Aspekt | MediPulse (Befund) | Konsequenz für Dexman |
|---|---|---|
| Kernnutzen | macht Finanzen/Prozesse nahezu in Echtzeit sichtbar; ersetzt manuelles Excel-Konsolidieren aus PVS/Abrechnung/Controlling | Dexman muss automatisierte Datenintegration + Echtzeit-/Periodennähe liefern (DEX-1/DEX-2). |
| Datenquellen | bindet PVS (Praxisverwaltungssystem) und Bankkonten über proprietäre Schnittstellen an; Buchhaltung (DATEV-nah) | Dexman: PVS- + Bank- + Buchhaltungs-Anbindung als eigene Datenquellen über R9 (DEX-1). |
| Kennzahlen | Umsatz je Behandlungsfall, Gewinn pro Arzt, Personalkostenquote, Materialkostenquote, Umsatz je Leistungseinheit; nach Standort & Leistungserbringer | Dexman-Kennzahlen-Engine deckt diese ab plus dentale Spezifika (Stuhlauslastung, HKP, Kasse/Privat/Eigenlabor) (DEX-2). |
| Prognose/Ziele | Live-Übersicht zu Abrechnung/Finanzen + Ziel-Tracking; Reserven oft 10–20 % des Umsatzes | Dexman: Umsatzprognose + Ziel-/Soll-Ist + Reserven/Handlungsempfehlungen (DEX-3/DEX-6). |
| Vergleich | internes Benchmarking über Standorte/Leistungserbringer | Dexman: internes Benchmarking + optional anonymes Branchen-Benchmark (DEX-7). |
| Produkt | Modul „Praxismanager" — Steuerungstools & Reporting | Dexman ist das integrierte Pendant innerhalb der Kunden-Lebenszyklus-Plattform. |
Differenzierung von Dexman (Positionierung). MediPulse ist eine eigenständige Controlling-Software. Dexman ist ein Spezial-Tool im Medidentas-Kontext: Es nutzt den bereits vorhandenen Mandanten-/ Onboarding-Kontext (R1/R2), die Dokumente/Beratungsdoku (R3/R6) und die Wiedervorlagen (R5) — Controlling-Erkenntnisse können direkt in Beratungsanlässe, Wiedervorlagen und dokumentierte Maßnahmen fließen. Der Wert entsteht aus der Kopplung von Zahlen + Beratungsprozess, nicht aus einem weiteren isolierten Dashboard.
2. Zweck & Leitfragen (Dexman-True-North)
Dexman beantwortet je Mandant jederzeit/schnell/korrekt:
- Wie rentabel ist die Praxis? — gesamt und je Behandler / Standort / Leistungsart.
- Wie entwickelt sich der Umsatz? — Ist-Verlauf + Prognose vs. Ziel.
- Wo liegen ungenutzte Reserven? — konkrete, priorisierte Handlungsempfehlungen.
3. Nutzer & Rollen
| Rolle | Sieht / tut |
|---|---|
| Berater (Medidentas-Anwender) | Auswertung je Mandant, leitet Beratungsanlässe/Wiedervorlagen ab. |
| Praxisinhaber / MVZ-Geschäftsführung | eigene Praxis: volle Sicht inkl. Behandler-Vergleich. |
| Behandler | i. d. R. eigene Kennzahlen (kein Vergleich anderer) — siehe Compliance §9. |
| Steuerberater (optional) | liefert/liest BWA-Daten (Datenquelle), je nach Mandat. |
Rollen-/Sichtbarkeit erbt von R7 (Authz je Request); sensible Sichten (Behandler-Vergleich) sind rollen-gegated (DEX-2/§9).
4. Funktionsbausteine (DEX-n)
DEX-1 — Datenintegration
Automatische, wiederkehrende Übernahme der Roh-Daten je Mandant über die Kern-Integrationsschicht (R9):
| Quelle | Inhalt | Mechanik (Optionen, OP-DEX-1) |
|---|---|---|
| PVS / Praxisverwaltungssystem | abgerechnete & geplante Leistungen, Fälle, Behandler, Termine, HKP | VDDS/VDDStransfer (dental-Standard); systemnahe Exporte. Marktrelevant: DS-WIN (Dampsoft, ~35 %), Z1 (CGM, ~24 %), CHARLY (solutio), EVIDENT u. a. |
| Abrechnung | Kassen-/KZV-Abrechnung, Privatabrechnung (GOZ/GOÄ), Factoring | KZV-/PVS-seitige Auswertungen; Privatabrechnungs-/Factoring-Daten |
| Buchhaltung / BWA | Umsatz, Kosten, Gewinn, Personalkosten | DATEV-nahe Schnittstelle / BWA-Import (Steuerberater) |
| Bank | Liquidität, Zahlungseingänge | FinTS/EBICS bzw. Kontoaggregator (PSD2) |
Anforderungen: idempotente Imports, Periodenzuordnung, Plausibilisierung (RISK-11-Pendant: falsche Stammdaten/Sätze flaggen), Daten-Lineage (welche Kennzahl aus welcher Quelle).
DEX-2 — Kennzahlen-Engine (Rentabilität)
Berechnet die Steuerungs-Kennzahlen je Periode/Behandler/Standort/Leistungsart. Single Source / abgeleitet (G-2) — nie doppelt gespeichert. Kern-Set mit Branchen-Benchmarks (konfigurierbar, G-1: Werte als Stammdaten):
| Kennzahl | Definition | Benchmark (dental, Richtwert) |
|---|---|---|
| Umsatz je Behandler | Umsatz / Behandler / Periode | — (intern vergleichen) |
| Umsatz je Stuhl / Behandlungseinheit | Umsatz / Stuhl | — |
| Umsatz je Behandlungsfall | Umsatz / Fälle | — |
| Umsatzrendite | Gewinn / Umsatz | ≥ 33 % |
| Personalkostenquote | Personalkosten / Umsatz | ≤ 35 % |
| Materialkostenquote | Material- (+ Labor-)kosten / Umsatz | branchenüblich |
| Stuhl-/Behandler-Auslastung | produktive Stuhlzeit / Arbeitszeit | 85–95 % |
| Umsatz-Mix | Anteil Kasse / Privat / Eigenlabor | je Ziel |
| HKP-Abschlussquote | angenommene / erstellte Heil- und Kostenpläne | praxisindividuell |
Benchmarks sind editierbare Stammdaten (admin-pflegbar, vgl. G-1 Taxonomie-Enums), nicht hartkodiert.
DEX-3 — Umsatzprognose
Prognostiziert den Umsatz (Praxis gesamt + je Behandler) für kommende Perioden. Methodik (Hybrid, OP-DEX-2):
- Pipeline-basiert: offene/angenommene HKP × Abschlussquote + Termin-/Recall-Pipeline + geplante Leistungen aus dem PVS.
- Zeitreihe: historischer Verlauf inkl. Saisonalität (Quartale, Urlaubszeiten).
- Budget-Rahmen: Kassen-/KZV-Budget-Ausschöpfung (HVM) als Deckel/Frühwarnung.
- Szenarien: Ist · konservativ · Ziel; Soll-Ist-Abgleich mit Ziel-Tracking (vgl. MediPulse).
DEX-4 — Behandler-Feedback
Je Behandler eine Scorecard (eigene Kennzahlen, Entwicklung, Zielerreichung) und — rollen-gegated — fairer interner Vergleich. „Fair" heißt: Normalisierung (Teilzeit/Stuhlzeit, Leistungsspektrum, Neu-/Bestandspatienten), damit Vergleiche nicht in die Irre führen. Output speist Beratungsanlässe und Zielvereinbarungen (zurück in den Medidentas-Prozess: Wiedervorlage R5, Beratungsdoku R6).
DEX-5 — Reporting & Dashboards (Surfaces)
- Cockpit-Kachel(n) im Medidentas-Kern (Tool-Surface, R10): Ampel Rentabilität · Umsatz vs. Prognose · Top-Reserve.
- Eigener Dexman-Workspace: Detailsichten (Behandler, Standort, Leistungsart, Zeitverlauf).
- Monatsbericht (BWA-Takt) exportierbar; Erkenntnisse als Wiedervorlage/Beratungsanlass verknüpfbar.
DEX-6 — Reserven & Handlungsempfehlungen
Leitet aus den Kennzahlen konkrete, priorisierte Empfehlungen ab (Reserven typ. 10–20 % des Umsatzes, vgl. MediPulse): z. B. Budgetausschöpfung (KZV/HVM), HKP-Conversion anheben, Privatanteil/Mehrwertleistungen, Auslastung je Stuhl/Behandler, Materialkosten. Vorschlagend, nicht ausführend — der Mensch entscheidet; jede umgesetzte Maßnahme wird dokumentiert (G-4).
DEX-7 — Benchmarking
- Intern: Standorte/Behandler über die Zeit (vorhanden aus DEX-2).
- Extern (optional): anonymisierte Branchen-Benchmarks (z. B. KZBV-/Verbands-Richtwerte) — nur aggregiert/anonym, DSGVO-konform (OP-DEX-3, §9).
5. Datenmodell (Skizze)
- MANDANT = Praxis (Kern-R1; Dexman referenziert
mandant_id, dupliziert keine Kern-Stammdaten). - KENNZAHL/PROGNOSE sind abgeleitet (G-2), nicht roh persistiert.
- Dexman-Daten liegen im eigenen Persistenz-Namespace (Tool-Isolation, R10).
6. Surfaces & Integration in den Medidentas-Kern
| Berührungspunkt | Wie |
|---|---|
| Mandant (R1) | Dexman hängt je Mandant; aktiviert über R10 (zubuchbar). |
| Wiedervorlagen (R5) | Reserve/Abweichung → erzeugt Wiedervorlage/Beratungsanlass. |
| Beratungsdoku (R6) | Empfehlung + Entscheidung werden rechtssicher dokumentiert (G-4). |
| Audit-Log (R8) | jede Dexman-Auswertung/-Aktion auditierbar. |
| Integrationen (R9) | PVS/DATEV/Bank-Konnektoren als Dexman-Datenquellen. |
7. Nicht-funktionale Anforderungen
- Datenfrische: mindestens periodennah (BWA-/Quartals-Takt), Ziel near-real-time wo Quelle es erlaubt.
- Korrektheit/Lineage: jede Kennzahl auf Quelle + Formel zurückführbar; Plausibilitäts-Checks.
- Performance: Auswertungen über Standorte/Behandler/Zeit interaktiv.
- Verfügbarkeit: Quellen-Ausfall (PVS/Bank) degradiert sauber (letzter Stand + Hinweis), kein Kern-Impact (R10-Entkopplung).
8. Abgrenzung (Out of Scope)
- Keine Abrechnung/kein PVS-Ersatz — Dexman liest aus dem PVS, ersetzt es nicht (G-1).
- Keine Steuerberatung/Buchhaltung — BWA kommt vom Steuerberater; Dexman wertet aus.
- Kein Patienten-/Behandlungs-Management (das ist Kern-/PVS-Sache).
9. Compliance & Datenschutz (kritisch — proaktiv geflaggt)
Aktiv zu adressieren (CLAUDE.md §Compliance, DE/AT/CH):
- Gesundheits-/Sozialdaten (DSGVO Art. 9): Auch wenn Dexman primär finanz-/abrechnungsbezogen ist, können Leistungs-/Falldaten besondere Kategorien berühren → Datenminimierung/Aggregation, strenge Zugriffskontrolle, EU-/CH-Residenz, AV-Verträge mit PVS-/Bank-/Buchhaltungs-Diensten (OP-DSGVO-1).
- Beschäftigtendatenschutz & Mitbestimmung: Umsatz/Leistung je Behandler ist eine Leistungs-/Verhaltenskontrolle von Beschäftigten → § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG (Mitbestimmung des Betriebsrats, wo vorhanden), Beschäftigtendatenschutz (§ 26 BDSG / DSGVO). Behandler-Vergleiche rollen-gegated, Zweckbindung, Transparenz. (Neues Risiko → Risikoregister.)
- Berufsrecht/ärztliche Schweigepflicht: Datenflüsse aus dem PVS dürfen die Schweigepflicht nicht verletzen (Auftragsverarbeitung, Pseudonymisierung wo möglich).
- Externes Benchmarking nur anonym/aggregiert (DEX-7) — keine Re-Identifizierung.
10. Offene Punkte (OP-DEX-n)
| ID | Offener Punkt |
|---|---|
| OP-DEX-1 | PVS-Integrationsweg je System (VDDS/VDDStransfer vs. systemnahe Exporte; DS-WIN/Z1/CHARLY/EVIDENT), Bank- (FinTS/EBICS/PSD2) und DATEV/BWA-Anbindung. |
| OP-DEX-2 | Prognose-Methodik (Pipeline + Zeitreihe + Budget) — Modell, Datenbedarf, Genauigkeitsziel. |
| OP-DEX-3 | Benchmark-Quellen (interne Stammdaten + ggf. externe KZBV-/Verbands-Richtwerte), Pflegeprozess, DSGVO-Anonymisierung. |
| OP-DEX-4 | Rollen-/Sichtbarkeitsmodell für Behandler-Vergleiche (BetrVG/§26 BDSG) — wer sieht was. |
| OP-DEX-5 | Aktivierungs-/Lizenzmodell je Mandant (hängt an OP-EXT-1/Tool-Vertrag). |
11. Quellen (Wettbewerbs-/Domänen-Recherche, 06-2026)
- MediPulse — Produkt & Praxismanager: https://www.medipulse.de/, https://www.medipulse.de/produkte/praxismanager, https://www.medipulse.tech/
- MediPulse Blog (Praxis-Finanzen/Erfolgsfaktoren/MVZ): https://www.medipulse.de/blog/arztpraxis-finanzen, https://www.medipulse.de/blog/was-praxiserfolg-und-umsatz-wirklich-beeinflusst
- Dentale Controlling-Kennzahlen/Benchmarks: https://www.bookedoutdentist.de/kennzahlen-zahnarztpraxis/, https://www.dental-wirtschaft.de/finanzen/die-praxis-mit-8-kennzahlen-sicher-steuern
- PVS-Markt/Standards (KZBV-EDV-Statistik, VDDS): https://www.kzbv.de/zahnaerzte/digitales/praxissoftware/herstellerliste-und-edv-statistik/, https://www.medizintechnikmarkt.de/medizin-software/praxissoftware/zahnarztsoftware
Hinweis: medipulse.de liefert für automatisierte Abrufe nur eingeschränkt Inhalte (Bot-Schutz); die Befunde oben stammen aus indexierten Seiten/Suchtreffern und sind vor verbindlichen Entscheidungen direkt am Live-Produkt zu verifizieren.