Dexman — Fachmodell & Datenübernahme (Lastenheft aus der Excel-Analyse)

Ergänzung zum Detail-Lastenheft Dexman.md. Grundlage: Analyse der drei Excel-Altbestand-Tools, mit denen die Dexman-Fachlichkeit heute manuell abgebildet wird und die bisher als Excel von Kunden bereitgestellt wurden (Session 2026-07-03; Quelldateien enthalten Klartext-PII und liegen nicht im Repo — siehe §11 und RISK-22):

Kürzel	Datei (analysiert)	Version	Zweck
DexMan	DexMan_v41.xlsm	2026.41.13	Kopf-Tool "Dexpansionsmanagement©": Umsatz-, Rentabilitäts- und Liquiditätsvorschau je Praxis
PM	Personal_Manager_v2.xlsm	2021.01.01	Zuliefer-Tool Personalplanung (wird in DexMan importiert)
DAM	Darlehensuebersicht_v25.xlsm	2026.25.13	Zuliefer-Tool Darlehensübersicht (wird in DexMan importiert)
VEM	noch nicht analysiert	—	Zuliefer-Tool Vermögensmanagement — genannt (20.07.), Kundendatei/Analyse-Session steht noch aus (OP-DEX-10)

ID-Konvention: Anforderungen führen die DEX-n-Reihe aus Dexman.md fort (DEX-8..13), offene Punkte die OP-DEX-n-Reihe (OP-DEX-6..10). VEM ist bislang nur benannt, nicht analysiert (kein Excel vorliegend) — Fachmodell-Abschnitt + eigene DEX-n-Anforderung folgen nach einer Analyse- Session analog PM/DAM (s. §10, OP-DEX-10).

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1. Werkzeug-Landschaft & Datenfluss (Ist)

• Alle drei Tools sind VBA-gestützte, gesperrte Arbeitsmappen (Blattschutz, Ribbon aus, Zeilen dynamisch per Makro hinzufügen/entfernen, Druck-/Speicherdialoge).
• DexMan importiert DAM und PM über Makros (Import.bas: Darlehenimport, Personalimport, Versions-Prüfung versionstest) — die Kette DAM/PM → DexMan ist der heutige "Integrationspfad".
• Steuer- und Sozialversicherungs-Logik steckt in VBA-Funktionen (ESt-Tarif 2020/2021 inkl. Soli, AG-Kosten) und Parametertabellen (verdeckte Blätter settings/names).

2. Fachmodell Personal (Quelle: PM + DexMan Personal)

Zwei Blöcke — Personal aktuell und Personal geplant — plus (nur DexMan) Inhaber. Feldkatalog je Mitarbeiter/in:

Feld	Typ / Werte	Bemerkung
Name	Text	PII
gültig ab (Monat/Jahr)	1–12 / Jahr	Eintritt — unterjährig, dynamisch (OP-DEX-7)
gültig bis (Monat/Jahr)	1–12 / Jahr	Austritt — unterjährig, dynamisch (OP-DEX-7)
Status	angestellt · freiberuflich · GGF	GGF = Gesellschafter-Geschäftsführer
Rolle	(Zahn-)Arzt · Assist. · DH · PZR · PZR/DH · Techniker · Abrechnung	Taxonomie als Stammdaten (G-1)
Monatsbrutto	€	Basisgehalt
Umsatz-Beteiligung	%-Satz	variabler Vergütungsanteil (OP-DEX-6)
ab monatlich	€	Schwellwert: Beteiligung greift erst oberhalb dieses Monatsumsatzes (OP-DEX-6)
Steuer-Klasse / KiSt / Kinder	1–6 / 0–9 % / Anzahl	für Lohnkosten-/Netto-Rechnung
KV-Status	gesetzlich · privat	+ Zusatz-Beitrag, Pflege-Zuschlag
Voll-PKV / KT / PPV / anrechenbar	€	nur PM v2 (neuere Feldgruppe): PKV-Beitrag, Krankentagegeld, private Pflegeversicherung, anrechenbarer AG-Anteil
Praxis-Anteil (nur Inhaber)	0–1	Gewinn-/Zurechnungsanteil je Inhaber
Steuerlicher Haushalt mit (nur Inhaber)	Referenz	für Splitting/VZN-Rechnung

Daraus berechnet DexMan AG-Vollkosten je Monat und Jahr (2025–2031, VBA AGKosten + SV-Parameter) → speist die Position "Personalkosten" der Vorschau (§4).

3. Fachmodell Darlehen (Quelle: DAM + DexMan Darlehen)

Je Darlehen eine Spalte mit ~30 Attributen; darunter berechnete monatliche Zins-/Tilgungs-Verläufe (bis 40 Jahre) und der Darlehensverlauf (Restvaluta je Jahr). Feldkatalog:

Feld	Typ / Werte	Bemerkung
Darlehensnehmer	Text	PII
Kreditgeber	Text	Bank
Darlehens-/KK-Kredit-Nr.	Text	PII-nah (re-identifizierend)
Kreditart/-programm	Text (z. B. ERP-Gründerkredit KfW, Hausbankdarlehen)
urspr. Darlehenshöhe / Auszahlung	€ / Quote
Zweck	geschäftlich · privat · vermietet	Pflicht-Klassifikation (DEX-9); nur geschäftlich fließt in die Praxis-Kostenrechnung, privat in die Privatentnahmen-Sicht, vermietet gesondert
Vertrags-Beginn / Laufzeit bis	Datum
Zinssatz / Zins fest bis / Prolongationszinssatz / Zinscap	% / Datum / % / Ja-Nein	Zinsänderungsrisiko
tilgungsfreie Anlaufmonate / Tilgungsbeginn	Anzahl / Datum
Tilgungsform	annuitätisch · fallende Raten · tilgungsfrei	bei tilgungsfrei: mtl. Beitrag Tilgungssurrogat
Zahlweise	12 · 4 · 2 · 1 (p. a.)	monatlich…jährlich
Tilgungsrate / Gesamtrate / Sondertilgung (+ Datum)	€
Restvaluta zum (MM.JJJJ) / Restvaluta	Datum / €	Aufsatzpunkt
Belastungskonto (IBAN)	IBAN	PII — wird nicht übernommen (§7)
Verwendungszweck / Besicherung / Sondertilgungsmöglichkeiten / Bemerkungen / Quelle	Freitext	Freitexte enthalten PII (Orte, Policen-Nrn.) → Übernahme nur strukturiert/generalisiert

Praxis-Zuordnung: Im Excel-Altbestand hängen alle Darlehen implizit an der einen Praxis der Datei. In Dexman ist die Zuordnung explizit zu modellieren: geschäftlich/vermietet → Referenz auf Mandant/Praxis (R1) (bei Mehr-Praxen/MVZ: auf eine Praxis bzw. einen Standort); privat → Referenz auf den Inhaber, nicht auf die Praxis (OP-DEX-8).

4. Fachmodell Planung / Liquiditäts- & Ergebnisvorschau (Quelle: DexMan Planung0..7)

Je Planjahr (Basisjahr + 6 Folgejahre) eine Monatsmatrix (Jan–Dez), verdichtet zu:

1. Einnahmen — (zahn-)ärztliche Leistungen (aus §5), Laborleistungen, sonstige Einnahmen; je Zeile ein "zählt mit?"-Schalter (Ja/Nein).
2. Praxisausgaben — Personalkosten (aus §2), Zinsaufwand (aus §3), Tilgungsanteil Praxisdarlehen, Kontokorrent-Zins (Zinssatz parametrisiert, auf negativen Saldo gerechnet), Praxis-/Laborbedarf, Raumkosten, Versicherungen/Beiträge, Fremdlabor, Werbung/Reise, Instandhaltung, Fortbildung, Porto/Tel./Büro, Sonstiges.
3. Praxisliquidität = Einnahmen − Ausgaben; fortgeschriebener Kontokorrent-Saldo.
4. Weitere Positionen (ergebnis-, nicht liquiditätswirksam): Abschreibungen (aus §6) → Betriebsergebnis + Umsatzrendite.
5. Privatentnahmen — Absicherung, Versorgungswerk (VZN), Krankenversicherung, ESt-Vorauszahlung/Nachzahlung, private Lebenshaltung.
6. Steuerschätzung — zu versteuerndes Einkommen (inkl. Partner-Einkommen, Hinzurechnungen/Abzüge, Kinderfreibeträge) → voraussichtliche Steuerschuld (ESt-Tarif + Soli + KiSt, iterativ gerechnet).
7. Erlös-Modus umschaltbar: umsatzbasiert (Leistung = Liquidität im selben Monat) oder zuflussbasiert mit Zeitversatz (KZV-Anteil z. B. 60 % mit 2 Quartalen Versatz, Privatanteil mit 1 Monat) — Blatt Leistungversatz.
8. Mindestumsatzermittlung (Planung7): notwendige Mindestgesamtleistung je Jahr/Monat/Tag/Stunde (Break-even aus Ausgaben + Privatbedarf; Arbeitstage/Stunden parametrisiert).
9. Kostenstruktur (Ausgaben): Anteil je Kostenposition am Gesamtaufwand über die Planjahre.

Datenfluss der Vorschau (welche Fachmodelle in die Monatsmatrix speisen und was herausfällt):

Erlös-Modus (Punkt 7) schaltet vor der Liquidität: umsatzbasiert (Leistung = Liquidität im selben Monat) vs. zuflussbasiert mit Zeitversatz (Leistungversatz).

5. Fachmodell Leistung (Quelle: DexMan Leistung0..6)

Je Planjahr eine Leistungsstatistik: Monatsumsatz je Behandler (Inhaber, Personal aktuell, Personal geplant — Zeilen folgen der Personalliste §2). Speist die Einnahmen-Zeile der Vorschau (§4) und ist die Basis für Umsatzbeteiligungen (§2/OP-DEX-6) und Behandler-Feedback (DEX-4).

6. Fachmodell Inventar / AfA (Quelle: DexMan Inventar)

Anlagenspiegel je Objekt: Zugang (Monat/Jahr), Anschaffungswert, AfA-Methode (linear · degressiv), gewöhnliche/abweichende Nutzungsdauer, Preisindex, geschätzter Verkaufserlös, Reinvestitionsplanung (Jahr, Ansparzins, mtl. Ansparrate). Daraus monatliche Abschreibungen je Planjahr → Position "Abschreibungen" der Vorschau (§4).

7. Parameter-Stammdaten (Quelle: DexMan settings, verdeckt)

Jahres-Tabellen 2014–2037: Kindergeld/Kinderfreibetrag, Sozialversicherung (BBG RV West/Ost, RV-/ALV-Satz, JGP, BBG KV/PV, KV-Pflichtgrenze, KV-Paritätssatz, Pflege-Zuschlag, GKV-Zusatzbeitrag, Mindest-Bemessungsgrundlage Selbständige, Netto-Faktoren). In Dexman sind das admin-pflegbare Stammdaten mit Gültigkeitsjahr (analog Benchmarks in DEX-2), nicht hartkodiert (OP-DEX-9).

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8. Abgeleitete Anforderungen (DEX-8..13)

ID	Anforderung	Kern
DEX-8	Personal- & Behandlerplanung	Personalliste je Praxis (aktuell/geplant/Inhaber) mit Feldkatalog §2; dynamische Ein-/Austritte (gültig ab/bis, unterjährig) wirken auf Kosten, Leistung und Prognose; AG-Vollkosten aus SV-/Steuer-Parametern (§7).
DEX-9	Darlehensspiegel	Darlehen je Feldkatalog §3 mit Pflicht-Klassifikation geschäftlich/privat/vermietet und expliziter Zuordnung: geschäftlich/vermietet → Praxis (R1), privat → Inhaber; berechnete Zins-/Tilgungsverläufe + Restvaluta je Jahr; Zinsbindungs-Ende als Frühwarnung (Wiedervorlage R5).
DEX-10	Liquiditäts- & Ergebnisvorschau	Monatsmatrix je Planjahr (§4): Einnahmen/Ausgaben/Liquidität/Kontokorrent, Betriebsergebnis, Privatentnahmen inkl. VZN/KV, Steuerschätzung; Erlös-Modus umsatz-/zuflussbasiert mit KZV-Zeitversatz. Alles abgeleitet (G-2), nie doppelt gespeichert.
DEX-11	Mindestumsatzermittlung	Break-even-Leistung je Jahr/Monat/Tag/Stunde aus Ausgaben + Privatbedarf (§4.8) — als Ziel-Linie in Prognose (DEX-3) und Behandler-Scorecard (DEX-4).
DEX-12	Anlagen & Reinvestition	Anlagenspiegel + AfA (§6) mit Reinvestitions-/Ansparplanung → speist Abschreibungen (DEX-10) und Investitions-Beratungsanlässe (R5/R6).
DEX-13	Excel-Datenübernahme (Altbestand & Kunden-Uploads)	Import der drei bekannten Formate (DexMan/PM/DAM inkl. Versions-Erkennung, wie heute die VBA-Importe) als Onboarding-Pfad für Bestandskunden: Upload → Parsen → PII-Scrubbing (§9) → strukturierte Übernahme in DEX-8/9/10; idempotent, mit Import-Protokoll (G-4).

9. Beispieldaten (anonymisiert, JSON)

Aus den analysierten Dateien extrahierte anonymisierte Beispieldatensätze liegen unter docs/spezialtools/dexman-beispieldaten/ — als Referenz für Datenmodell, Importer-Tests (DEX-13) und UI-Prototypen:

Datei	Inhalt
praxis.json	Praxis-Stammdaten + Inhaber (Praxis-Anteil, Status, KV)
personal.json	Personal aktuell/geplant inkl. Umsatzbeteiligung + Ein-/Austritt
leistung.json	Leistungsstatistik (Monatsumsatz je Behandler, Planjahr)
darlehen.json	Darlehensspiegel (11 Darlehen) inkl. Klassifikation + Praxis-/Inhaber-Zuordnung
inventar.json	Anlagenspiegel/AfA + Reinvestitionsplanung

Anonymisierungsregeln (angewendet; verbindlich für alle künftigen Übernahmen, G-5):

1. Namen (Darlehensnehmer, Mitarbeiter, Praxis) → Pseudonyme (Dr. Muster, Mitarbeiterin 1, …).
2. IBANs, Darlehens-/Konto-/Policen-Nummern → entfernt bzw. synthetische IDs (DARL-001…).
3. Kreditinstitute → Gattungsbegriffe (Standesbank, Autobank, Geschäftsbank, Sparkasse).
4. Freitexte (Verwendungszweck, Besicherung) → generalisierte Kategorien ohne Orte/Objekt-Details.
5. Beträge → gerundet (Darlehensbeträge/Salden auf 100 €, Monatsraten auf ganze €); Datumsangaben → Monatsgenauigkeit (JJJJ-MM).
6. Steuer-/SV-Parameter, Zinssätze, Strukturen → unverändert (keine PII).

10. Offene Punkte (OP-DEX-6..10)

ID	Offener Punkt
OP-DEX-6	Umsatzbeteiligung Mitarbeiter: Modell klären — Bezugsgröße (eigener Honorarumsatz? nach Labor/Material?), Schwellwert-Mechanik ("ab monatlich", Staffeln?), Abrechnungsperiode (monatlich/quartalsweise, Spitzabrechnung), Wechselwirkung mit Monatsbrutto und AG-Kosten; Darstellung in Vorschau (DEX-10) und Behandler-Scorecard (DEX-4). BetrVG/Datenschutz beachten (vgl. OP-DEX-4).
OP-DEX-7	Dynamische Ein-/Austritte: unterjährige Gültigkeit (gültig ab/bis) durchgängig in Kosten, Leistung, Prognose und Vergleichen; Teilmonate (anteilig vs. voller Monat), geplante vs. tatsächliche Termine, Nachbesetzungs-Szenarien; Historie auditierbar (G-4).
OP-DEX-8	Darlehen — Praxis-Zuordnung: Zuordnungsregeln bei Mehr-Praxen/MVZ (Praxis vs. Standort vs. Gesellschaft), Mischverwendung (teils geschäftlich/teils privat), Kategorie vermietet (eigene Sicht? steuerliche Behandlung), Umgang mit Inhaber-Privatdarlehen in der Gesamt-Liquiditätssicht des Inhabers.
OP-DEX-9	Steuer-/SV-Parameter-Pflege: Pflegeprozess der Jahres-Stammdaten (§7) — Quelle (BMF/GKV-Spitzenverband), Verantwortung, Aktualisierungs-Erinnerung (R5), Versionierung je Gültigkeitsjahr; Abgrenzung zur ESt-Tarif-Logik (Rechenkern statt Excel-VBA).
OP-DEX-10	VEM (Vermögensmanagement) + eigenständige Darlehensübersicht abbilden: Nutzeranstoß (20.07.) — VEM ist ein viertes Zuliefer-Excel-Tool (Vermögensmanagement), bislang nur benannt, noch nicht analysiert (kein Excel vorliegend, keine Feldkataloge). Vor dem Fachmodell-Ausbau zu klären: (1) Analyse-Session analog PM/DAM (Session 2026-07-03) mit anonymisierter Kundendatei; (2) Integrationspfad — wird VEM wie DAM/PM per VBA-Import in DexMan konsolidiert, oder bleibt es ein eigenständiges Modul mit eigener Oberfläche? (3) Eigenständige Darlehensübersicht: heute fließt DAM nur als Rohdaten-Import in DexMans Darlehen-Blatt (§3) — klären, ob Kunden/Berater zusätzlich eine eigene DAM-Sicht (unabhängig von der DexMan-Gesamtschau) brauchen, analog einer möglichen eigenständigen VEM-Vermögensübersicht; beides erst nach der VEM-Analyse-Session entscheidbar.

11. Compliance-Hinweis (proaktiv geflaggt)

Die gelieferten Kunden-Excels enthalten Klartext-PII (IBANs, Kredit-/Policen-Nummern, Namen, Objekt-/Ortsangaben in Freitexten — teils sogar in Dateinamen und eingebetteten Dateipfaden). Konsequenzen: Original-Dateien nie ins Repo, Ablage nur in NextCloud (R3, EU); ins Repo nur anonymisierte Ableitungen nach §9; beim künftigen Upload-Import (DEX-13) PII-Scrubbing als Pflichtschritt. → RISK-22 im Risikoregister; Excel-Dateien mit Passwortschutz (wie DexMan_v41.xlsm) gelten nicht als sicherer Schutz (VBA-Passwörter im Klartext, Blattschutz trivial).