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Meeting-Doku & Aufgaben („Meeting Minutes") — Konzept (R11)

Modulbezug: R11 (Meeting-Doku & Aufgaben/Delegation) · UC-7 · Architektur A-8 · offen OP-MEET-1. Anforderungsquelle: Workshop 20.01.2026, Thema W1 (Priorität 1) — ../fachlich/Anforderungen-Workshop-2026-01-20.md.

Begriff. „Meeting Minutes" = Besprechungs-/Gesprächsprotokoll. In Medidentas ist ein Protokoll kein statisches Word-/PDF-Dokument, sondern ein strukturierter Datensatz (R11): Zusammenfassung + daraus abgeleitete, delegierte Aufgaben, zentral und mit Mandant/Vorgang verknüpfbar.

1. Zweck & True-North-Bezug​

Im Workshop die wichtigste Anforderung: Team- und Kundengespräche (Präsenz und Videocall) sollen automatisch zusammengefasst werden, und die im Gespräch verteilten Aufgaben sollen zentral landen — nicht per E-Mail, ohne Medienbruch, sichtbar erledigt, und (wo sinnvoll) mit dem Kunden verknüpft.

Bezug zu den drei Leitfragen:

  • #2 Was ist offen und fällig? — delegierte Aufgaben werden zu (kundenbezogenen) Wiedervorlagen (R5) und erscheinen im Cockpit (UC-6).
  • #3 Ist alles vollständig & rechtssicher dokumentiert? — ein Kundengespräch-Protokoll kann den Kontext für die Beratungsdoku (R6) liefern; jede Protokoll-/Aufgaben-Änderung ist auditierbar (R8, G-4).

Leitsatz „eine Wahrheit" (G-2): Jede Aufgabe existiert genau einmal an einer Stelle; ihr Status ist dort sichtbar (erledigt/offen), statt in verteilten Mail-Postfächern.

2. Ablauf (vom Gespräch zur erledigten Aufgabe)​

  1. Aufnahme/Erfassung. Ein Standard-Tool (Notion AI Notes / Plaud / Krisp o. ä.) transkribiert und fasst zusammen — angebunden, nicht nachgebaut (G-1, A-8). Alternativ manuelle Erfassung.
  2. Protokoll. Die Zusammenfassung (R11-F06) ist Hinweis-Status und nachbearbeitbar (Sprecher-/ Tippfehler-Korrektur) — „99 % der Arbeit abgenommen, Rest leichte Nachbearbeitung".
  3. Aufgaben-Delegation. Während/aus dem Gespräch werden Aufgaben an Teammitglieder (R7) zugewiesen (R11-F07/F1x), optional mit Mandantenbezug und Fälligkeit.
  4. Sichtbarkeit & Erledigung. Aufgaben erscheinen zentral; Erledigung ist für alle sichtbar (R11-F14), Fälliges wird zur Wiedervorlage (R5) und im Cockpit (UC-6) sichtbar.
  5. Rücksprung. Von jeder Aufgabe zurück ins Protokoll: „woher kommt die Aufgabe?" (R11-F16).

3. Datenmodell​

Kanonisch im Lastenheft §4.7 (R11): Entität Meeting (R11-F01..08) und Aufgabe (R11-F10..16). Wichtig:

  • Aufgabe ist auch ohne Meeting nutzbar (reine Wiedervorlage) — R11 und R5 teilen das Aufgaben-Konstrukt.
  • Derived State nicht speichern (G-2): „offene Aufgaben je Person/Kunde" wird abgeleitet, nicht als Zähler gehalten.
  • Ablageort der Aufgaben hängt an OP-CRM-1 (Build-vs-Buy): im CRM (HubSpot) oder in Medidentas — entscheidend ist „eine Wahrheit", nicht der Ort.

4. Tool-Anbindung (A-8) — Stand & offene Wahl (OP-MEET-1)​

AspektStand
Im Einsatz (Anwender)Notion mit AI Meeting Notes (laufende Transkription, Frage-Antwort über Protokolle)
Genannte AlternativenPlaud (Voicerecorder), Krisp (Sprecher-Erkennung, bessere Aufgaben-Extraktion)
AuswahlkriterienZuverlässigkeit/Bedienbarkeit (kritisch!), Sprecher-Trennung, EU-Datenresidenz + AVV, Export/API für Aufgaben-Sync
Eigenbaunur Aufgaben-/Delegations-Orchestrierung + Verknüpfung Protokoll↔Mandant↔Wiedervorlage

G-1: Spracherkennung/Zusammenfassung sind gelöste Standard-Aufgaben → anbinden. Der differenzierende Mehrwert ist die Orchestrierung (Aufgabe → Verantwortliche → Wiedervorlage → Cockpit → Kunde).

5. Compliance & Datenschutz (proaktiv, DE/AT/CH)​

  • Keine heimliche Vollaufnahme. Ziel ist die automatische Zusammenfassung, nicht die vollständige Tonaufzeichnung. Bei Präsenz-/Kundengesprächen vorab informieren und Einwilligung einholen (Persönlichkeitsrecht; in Kundengesprächen ggf. besondere Sorgfalt).
  • PII & besondere Kategorien (RISK-15). Kundengespräche berühren Finanz- und ggf. Gesundheitsdaten (DSGVO Art. 9). Transkriptions-/KI-Dienste nur mit AVV + EU-Datenresidenz und klarer Zweckbindung; US-Cloud-KI ohne diese Garantien ist nicht zulässig.
  • Audit (G-4, R8). Protokoll- und Aufgaben-Änderungen append-only protokollieren.
  • Datenminimierung (G-5). Nur das Nötige speichern; Roh-Audio möglichst nicht persistieren.

6. Abgrenzung​

  • Persönliche Diktat-/E-Mail-Tools (Whisper/Grammarly, Workshop W10) sind Out of Scope (Lastenheft §10) — sie betreffen individuelle Produktivität, nicht die Plattform.
  • Dieses Dokument beschreibt das Konzept; das Was (Felder/Enums) ist im Lastenheft §4.7 kanonisch, der Tool-/Residenz-Entscheid ist OP-MEET-1.

Pflege. Entscheidungen zur Tool-Wahl/Residenz schließen OP-MEET-1 (dann hier + Lastenheft §11 + HANDOFF §4 nachziehen, CHANGELOG-Eintrag).